ESTRUTURA INTERNA

Serviços Gerais

Aos Serviços Académicos (SA) incumbe a atividade relacionada com os processos individuais de estudantes, propinas, matrículas e outros respeitantes a estudantes.

Compete, genericamente, aos SA:

a) Prestar informações sobre as condições de ingresso, admissão no ensino superior, bem como apoiar nos processos concursais de admissão de estudantes;
b) Executar os serviços de esclarecimento, atendimento, aos alunos e restante comunidade, no âmbito dos serviços académicos;
c) Executar os serviços relativos a matrículas, inscrições, exames, transição de ano, candidaturas a regimes de reingresso e de Mudança de Par Instituição/Curso no Ensino Superior, Concursos Especiais e acesso Curso Técnico Superior Profissional nos cursos do IP Portalegre;
d) Emitir as cartas de curso, diplomas e suplementos ao diploma dos cursos ministrados nas escolas do IP Portalegre;
e) Emitir certidões de matrícula, inscrição, frequência, aproveitamento, prescrição e outras relativas a atos que constem dos processos e não sejam de natureza reservada;
f) Emitir certificados decorrentes de realização de provas académicas para atribuição de título de especialista;
g) Proceder ao registo e à atualização dos dados respeitantes ao percurso escolar dos alunos;
h) Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais dos estudantes;
i) Remeter à entidade promotora informação para emissão e revalidação de cartões de estudantes;
j) Atualizar a base de dados quando existe criação, modificação ou extinção de cursos;
k) Receber e organizar, os processos conducentes à creditação de competências e de reconhecimento de habilitações e proceder ao registo e comunicação aos requerentes;
l) Garantir a organização de processos de reconhecimento e de registo de habilitações académicas estrangeiras de nível superior;
m) Parametrizar o sistema integrado de gestão académica, de acordo com os requisitos de inscrição, transição nos cursos, e respetiva distribuição de serviço docente aprovados pelos órgãos competentes;
n) Disponibilizar pautas e sumários aos docentes dos cursos ministrados nas escolas, bem como organizar, manter e assegurar os arquivos respetivos;
o) Registar nos processos académicos dos alunos as classificações constantes das pautas;
p) Apoiar e coadjuvar na elaboração dos processos de estágios curriculares e ou projetos de investigação.
q) Organizar e preparar os processos relativos à atribuição de prémios escolares e de Bolsas de Mérito;
r) Organizar os elementos estatísticos relativos a alunos, aproveitamento escolar, graduados e demais dados requeridos pelos organismos oficiais e pelo processo de avaliação e acompanhamento dos cursos, em articulação com o Gabinete de Avaliação e Qualidade;
s) Conferir os processos quanto ao montante de propinas a pagar, nos termos da regulamentação aplicável;
t) Assegurar o expediente e arquivo das informações próprias dos serviços;
u) Fornecer em casos devidamente autorizados, informação relativa a estudantes ou graduados.
v) Executar outras atividades que, no seu domínio, lhe sejam atribuídas ou solicitadas.

Aos Serviços de Aquisições e Aprovisionamento (SAA) compete gerir, coordenar e desenvolver os procedimentos de aquisição dos bens e serviços necessários à prossecução da missão do IPP, assegurando a sua colocação oportuna e eficiente junto dos utilizadores, na perspetiva de potenciar a adequada utilização dos recursos disponíveis.

Compete, genericamente, aos SAA:

a) Preparar, executar e controlar os processos de aquisição de bens e serviços e empreitadas de obras públicas - ajustes diretos simplificados, ajustes diretos, consultas prévias e concursos públicos, de acordo com as necessidades e possibilidades da instituição, utilizando os procedimentos definidos no Código dos Contratos Públicos;
b) Promover e lançar os processos globais internos de contratação de bens e serviços, tendo em consideração as necessidades comuns e conjuntas de diferentes Serviços e Unidades;
c) Preparar e elaborar, de acordo com as necessidades e interesses da instituição, os procedimentos de agregação e centralizados realizados pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (ESPAP), no âmbito dos respetivos acordos quadro;
d) Garantir o registo e o cumprimento permanente e atualizado, para cada tipo de procedimento e fornecedores, dos limites de aquisição definidos no Código dos Contratos Públicos;
e) Preparar e elaborar as peças processuais necessárias aos procedimentos - caderno de encargos, convite/programa de concurso, relatório preliminar e final, projeto de decisão, notificação de adjudicação, minuta de contrato e contrato, com o apoio técnico dos respetivos responsáveis pelas propostas de aquisição e procedimentos associados;
f) Gerir, desenvolver e utilizar a plataforma eletrónica de compras públicas, que estiver em vigor no IP Portalegre, para os procedimentos que exijam esta aplicação;
g) Proceder à seleção, avaliação e monitorização dos fornecedores de bens e serviços, efetuando a verificação do cumprimento dos requisitos definidos no Código dos Contratos Públicos e no Sistema de Controlo Interno, implementando, sempre que justificável, as medidas corretivas adequadas;
h) Elaborar e remeter aos fornecedores as notas de encomenda/requisições ou compromissos, no âmbito dos procedimentos autorizados e devidamente instruídos;
i) Efetuar o controlo das entregas dos bens e da prestação dos serviços adjudicados, em articulação com os proponentes e/ou respetivos Serviços ou Unidades;
j) Proceder à receção, validação e registo, nos ficheiros de controlo dos processos, da faturação emitida pelos fornecedores, relativa aos procedimentos de aquisição desenvolvidos;
k) Realizar os registos e o controlo dos consumos e das existências de bens, ao nível dos inventários de material em que seja definido e/ou necessário;
l) Manter atualizado o registo e a publicitação, no portal BASE - contratos públicos online, dos contratos celebrados pelo IP Portalegre;
m) Assegurar a adequada, contínua e eficaz gestão e controlo dos contratos de bens e serviços, em articulação e apoio ao gestor nomeado para cada contrato, pelo Presidente do IP Portalegre;
n) Contribuir para a concretização e manutenção de uma política de aquisições, suportada pela gestão económica dos bens e serviços e utilização racional e eficiente dos recursos disponíveis;
o) Contribuir e promover a melhoria contínua do planeamento nas aquisições, da identificação das necessidades e da elaboração das respetivas propostas/pedidos de aquisição, em articulação com os diversos Serviços e Unidades do IP Portalegre;
p) Efetuar a necessária, permanente e eficiente articulação com os Serviços de Gestão Financeira e Orçamental, em todas as fases dos procedimentos de aquisição de bens e serviços e nas restantes tarefas que exijam essa estreita colaboração mútua;
q) Garantir a prestação de informação, legalmente exigida e outra que seja solicitada, relativa a aquisições, aprovisionamento, consumos e procedimentos, aos órgãos de gestão do IP Portalegre e às entidades externas;
r) Implementar e desenvolver, de forma permanente, a manutenção e adequação de procedimentos que garantam, na área de Aquisições e Aprovisionamento, um Sistema de Controlo Interno consistente e eficaz;
s) Assegurar, implementar e acompanhar, em permanência, ao nível dos Serviços de Aquisições e Aprovisionamento e em todo o IP Portalegre, as recomendações do Conselho de Prevenção da Corrupção sobre prevenção de riscos de corrupção na contratação pública;
t) Executar outras atividades que, no domínio das Aquisições e Aprovisionamento, lhe sejam atribuídas ou solicitadas.

Aos Serviços de Arquivo e Gestão Documental (SAGD) incumbe o expediente, arquivo e documentação, ao nível do tratamento e encaminhamento do expediente, definição e manutenção de arquivos, bem como a coordenação e supervisão do serviço de Gestão Documental do IPP.

Compete, genericamente, aos SAGD:

a) Identificar, elaborar e implementar percursos na aplicação de gestão documental;
b) Colaborar na integração das várias plataformas digitais existentes com a plataforma de gestão documental;
c) Gerir e disponibilizar o acesso online aos formulários existentes no IP Portalegre;
d) Efetuar o controlo dos registos, classificação e digitalização da correspondência recebida e expedida;
e) Gerir, manter e controlar a base de dados de gestão documental;
f) Assegurar, monitorizar e conferir a transferência de documentos e processos das unidades e serviços para o arquivo central, de acordo com o disposto nos procedimentos internos;
g) Assegurar a gestão, conservação e organização do arquivo definitivo, de acordo com os prazos definidos na lei e nas disposições internas, promovendo a destruição dos documentos fora de prazo e elaborando os respetivos autos;
h) Assegurar a entrega dos documentos/processos, em arquivo, requisitados pelos serviços;
i) Assegurar a elaboração e cumprimento de regras para consulta e reprodução da documentação conservada;
j) Garantir, em articulação com a área de Recursos Humanos e de forma sempre atualizada, a digitalização e disponibilização on-line dos processos individuais dos trabalhadores;
k) Avaliar e selecionar documentação antiga;
l) Assegurar o tratamento (eliminação) e reciclagem de papel com caráter confidencial;
m) Garantir e controlar a implementação e aplicação da portaria de seleção e avaliação documental no IP Portalegre;
n) Proceder à codificação e disponibilização de documentos;
o) Promover a conceção e disseminação de normas de gestão documental para utilização dos serviços;
p) Assegurar a análise, sistematização e divulgação da legislação diária com impacto nas atividades do IP Portalegre, mantendo a respetiva base de dados atualizada;
q) Garantir a microfilmagem de documentos, efetuando o respetivo controlo de qualidade necessário;
r) Executar outras atividades que, no domínio dos Serviços de Arquivo e Gestão Documental, lhe sejam atribuídas ou solicitadas.

Aos Serviços Auxiliares e de Manutenção (SAM) compete desenvolver todas as tarefas de apoio e manutenção necessárias ao bom funcionamento dos diversos setores do Instituto e suas unidades, designadamente manutenção de instalações e equipamentos, vigilância das instalações e limpeza e manutenção de espaços e equipamentos.

Aos SAM compete, designadamente:

a) Elaborar, controlar e concretizar os planos de manutenção preventiva e corretiva das instalações e equipamentos do IP Portalegre, garantindo o bom estado de conservação, limpeza e arrumação dos mesmos e da maquinaria e utensílios utilizados;
b) Efetuar a gestão, acompanhamento e tratamento das ocorrências e pequenas avarias;
c) Zelar pela manutenção e limpeza dos espaços envolventes às unidades orgânicas, funcionais e de investigação;
d) Garantir a higiene e limpeza das instalações do IP Portalegre, de acordo com o plano estabelecido e as solicitações e necessidades que surjam;
e) Assegurar a vigilância das instalações, efetuando as rondas, controlando os acessos às mesmas, a salas e laboratórios, e proceder à abertura/encerramento dos edifícios, garantindo as necessárias condições de funcionamento;
f) Assegurar o atendimento telefónico e presencial na receção dos edifícios, tratando e encaminhando os assuntos e as pessoas, e prestando as informações solicitadas;
g) Assegurar o transporte de bens e materiais, e a distribuição de correio interno e externo;
h) Colaborar na montagem/desmontagem de stands, preparação logística de eventos e atividades e organização de espaços;
i) Proceder à cópia, impressão e encadernação de documentação de apoio às atividades letivas e aos serviços;
j) Executar outras atividades que, no seu domínio, lhe sejam atribuídas ou solicitadas.

Aos Serviços de Gestão Financeira e Orçamental (SGFO) compete a gestão e o desenvolvimento dos procedimentos inerentes aos domínios da administração financeira e patrimonial, incluindo, entre outros, a contabilidade orçamental, tesouraria, acompanhamento orçamental e prestação de contas.

Compete, genericamente, aos SGFO, na área da Contabilidade, Gestão Financeira e Orçamental:

a) Preparar e elaborar o orçamento anual do IP Portalegre, em articulação com o Conselho de Gestão;
b) Acompanhar e monitorizar a execução do orçamento, propondo as alterações necessárias ao longo do ano, cumprindo o disposto na Lei do Orçamento do Estado, no decreto-lei de execução orçamental e nas instruções complementares que sejam publicadas;
c) Garantir a prestação de informação económica, financeira e orçamental, aos órgãos de gestão do IP Portalegre e às entidades externas, nomeadamente ao Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior, Direção Geral do Orçamento e Tribunal de Contas, e outros documentos ou informação legalmente exigidos ou solicitados;
d) Preparar, elaborar, validar e submeter a prestação anual das contas individuais e consolidadas, em termos dos procedimentos, princípios e regras definidos ao nível do SNC-AP e das instruções do Tribunal de Contas, recolhendo, conferindo e organizando toda a documentação de suporte associada a estes processos;
e) Efetuar a requisição de fundos/verbas mensais, a transferir do orçamento do Estado de acordo com as necessidades previstas;
f) Elaborar, controlar e organizar os processos de despesa, assegurando os registos e procedimentos contabilísticos definidos ao nível do SNC-AP, com atualização permanente, nomeadamente o registo de cabimentos e compromissos, o processamento de faturas, a preparação e validação das autorizações de pagamento e o registo e validação das notas de pagamento;
g) Elaborar e atualizar mensalmente a matriz de importação de vencimentos para a Contabilidade, e efetuar os respetivos registos contabilísticos de abonos e descontos;
h) Elaborar, controlar e organizar os processos de receita, assegurando os registos e procedimentos contabilísticos definidos ao nível do SNC-AP, com atualização permanente, nomeadamente a cobrança de valores a estudantes, clientes, devedores e outras entidades;
i) Preparar e recolher a informação de suporte e emitir a faturação a estudantes, clientes, devedores e outras entidades;
j) Efetuar o controlo regular e sistematizado dos valores em dívida, adotando e concretizando os procedimentos e medidas que se justifiquem para a cobrança dos mesmos;
k) Executar e controlar, de forma permanente, a gestão e reconciliação das contas bancárias;
l) Assegurar a execução, controlo e informação no âmbito da contabilidade de gestão;
m) Contribuir para a concretização e manutenção de uma política financeira e orçamental, suportada pela informação, controlo e gestão adequados, garantindo, em permanência, a sustentabilidade económica, financeira e orçamental do IP Portalegre;
n) Efetuar a necessária, permanente e eficiente articulação com os restantes Serviços e Unidades do IP Portalegre, nomeadamente, entre outros, com os Serviços de Aquisições e Aprovisionamento e o Gabinete de Investigação e Inovação, ao nível da execução e gestão financeira e orçamental dos projetos, e com o Fiscal Único, quanto aos procedimentos e registos em termos do SNC-AP e à prestação de informação económica, fiscal, financeira e orçamental;
o) Implementar e desenvolver, de forma permanente, a manutenção e adequação de procedimentos que garantam, na área da Contabilidade, Gestão Financeira e Orçamental, um Sistema de Controlo Interno consistente e eficaz;
p) Executar outras atividades que, no domínio da Contabilidade, Gestão Financeira e Orçamental, lhe sejam atribuídas ou solicitadas.

Compete, genericamente, aos SGFO, na área da Tesouraria:

a) Receber todas as importâncias cobradas, emitindo e entregando ou enviando os respetivos recibos e efetuando os registos de suporte;
b) Proceder aos depósitos bancários regulares das verbas recebidas;
c) Emitir os meios de pagamento a fornecedores, credores e ao Estado, de acordo com as autorizações de pagamento elaboradas, após conferência e validação dos respetivos processos de despesa e conjugação com a disponibilidade financeira existente, remetendo os comprovativos de pagamento às entidades abrangidas;
d) Efetuar o fecho diário da folha de caixa, após conferência dos valores, documentação e registos de suporte;
e) Gerir o fundo de maneio, em termos de rubricas e valores, cumprindo os procedimentos e prazos estabelecidos;
f) Realizar a verificação e o controlo, permanentes e efetivos, dos movimentos - débitos e créditos, e dos saldos das contas bancárias, assegurando o registo contabilístico da respetiva receita e as regularizações que sejam necessárias;
g) Garantir o atendimento e a prestação de informação, presencial, eletrónica ou por telefone, aos estudantes, clientes, fornecedores e outras entidades, no âmbito das tarefas e processos relacionados com a área da Tesouraria;
h) Implementar e desenvolver, de forma permanente, a manutenção e adequação de procedimentos que garantam, na área da Tesouraria, um Sistema de Controlo Interno consistente e eficaz;
i) Executar outras atividades que, no domínio da Tesouraria, lhe sejam atribuídas ou solicitadas.

Compete, genericamente, aos SGFO, na área do Património:

a) Garantir a gestão, controlo e registo atualizado do património do IP Portalegre, de acordo com a legislação aplicável, nomeadamente o SNC-AP e o Classificador Complementar 2, e a regulamentação interna do IP Portalegre;
b) Assegurar a correta etiquetagem dos bens do ativo fixo tangível, efetuando as necessárias substituições sempre que justificável;
c) Promover e coordenar o processo de inventariação física, por localização, tendo em consideração os prazos, prioridades e necessidades definidos;
d) Realizar conferências periódicas por amostragem, de acordo com o planeamento estabelecido pelos Serviços de Gestão Financeira e Orçamental;
e) Efetuar o registo e controlo das transferências e doações de bens do ativo fixo tangível, procedendo à atualização da informação;
f) Analisar, validar e registar as propostas de abates de bens do ativo fixo tangível;
g) Garantir a prestação de informação, legalmente exigida e outra que seja solicitada, relativa aos ativos fixos tangíveis e intangíveis e todos os bens, registos e documentos associados, aos órgãos de gestão do IP Portalegre e às entidades externas;
h) Implementar e desenvolver, de forma permanente, a manutenção e adequação de procedimentos que garantam, na área do Património, um Sistema de Controlo Interno consistente e eficaz;
i) Executar outras atividades que, no domínio do Património, lhe sejam atribuídas ou solicitadas.

Aos Serviços de Informática (SI) compete a gestão, manutenção e desenvolvimento das infraestruturas e serviços de informática do IPP cumprindo-lhe, designadamente, a gestão e manutenção dos meios informáticos e dispositivos de comunicação e multimédia existentes, o apoio aos utilizadores na sua utilização, a participação em iniciativas de desenvolvimento dos sistemas informáticos com interesse para a Instituição, visando a promoção da melhoria contínua e da qualidade dos meios e serviços disponibilizados.

Compete, genericamente, aos SI:

a) Prestar serviços na área das tecnologias de informação, comunicação e multimédia aos Serviços Comuns no que concerne aos recursos tecnológicos partilhados;
b) Auxiliar os processos de decisão na execução de estratégias da gestão de topo, colaborando nas atividades de recolha e tratamento de informação e no desenvolvimento e manutenção de ferramentas de análise e reporte, como é o caso do sistema de Balanced Scrorecard;
c) desenvolver e assegurar o acompanhamento, manutenção e funcionamento em permanência dos sistemas de informação, comunicação e multimédia associados à gestão da atividade académica, letiva, financeira, pessoal e administrativa, nos diferentes serviços em funcionamento na organização;
d) Gerir os sistemas servidores e componentes ativos da rede informática tendo em vista a otimização das comunicações, dos serviços da rede e dos aspetos de segurança física e lógica;
e) Prestar apoio aos utilizadores na operação de equipamentos e sistemas informáticos das diferentes unidades orgânicas e demais serviços do IP Portalegre;
f) Garantir a integridade, disponibilidade e confidencialidade da informação digital relacionada com os sistemas informáticos da sua responsabilidade;
g) Gerir as infraestruturas de comunicações fixas e móveis bem como o sistema VoIP;
h) Gerir a infraestrutura da rede sem fios “Eduroam (Education Roaming) assegurando as condições necessárias ao bom funcionamento da mesma;
i) Participação em projetos e iniciativas de cariz tecnológico;
j) Garantir a operacionalidade do serviço de videoconferência, permitindo ligações a entidades externas e a unidades orgânicas dispersas geograficamente de Portalegre;
k) Gerir os contratos de licenciamento de software, de manutenção e suporte ou outros, no âmbito dos Sistemas de Informação e Infraestruturas de Sistemas e Comunicações, e assegurar o seu cumprimento;
l) Promover a gestão e atualização dos recursos informáticos de Hardware e Software, procurando diversificar as fontes de financiamento;
m) Participar na realização das ações necessárias à racionalização, simplificação e modernização dos circuitos administrativos, e de suporte da informação com recurso às novas tecnologias informáticas;
n) Corrigir anomalias das aplicações desenvolvidas pelo serviço ou solicitar a sua resolução junto da entidade externa responsável;
o) Desenvolver novas soluções, quando possível ou promover o estudo das soluções para obtenção de apoio externo;
p) Assegurar a gestão e o desenvolvimento dos sites institucionais, intranets e outras presenças do Instituto Politécnico na World Wide Web.
q) Executar outras atividades que, no seu domínio, lhe sejam atribuídas ou solicitadas.

Aos Serviços de Recursos Humanos (SRH) compete a gestão dos processos e dados de pessoal inerentes à constituição, modificação, suspensão e extinção de relações de emprego e, ainda, o desenvolvimento, conceção e implementação dos sistemas administrativos de gestão de recursos humanos e da sua formação.

Compete, genericamente, aos SI:

a) Processar os vencimentos, outros abonos e descontos relativos aos trabalhadores, bem como os documentos de suporte contabilístico e de pagamento de descontos retidos, devendo ainda prestar todas as informações subsequentes;
b) Organizar e manter permanentemente atualizados os processos individuais dos trabalhadores, garantindo igualmente a sua digitalização e disponibilização on -line;
c) Gerir, organizar e instruir os processos de recrutamento, seleção e saídas dos trabalhadores, promovendo o normal decurso dos procedimentos concursais, assegurando a elaboração e gestão dos contratos de trabalho em funções públicas, além das situações de mobilidade, licença, rescisão, aposentação e outros;
d) Organizar, gerir e controlar os processos relativos a contratos de formação relativos a estágios e contratos de emprego-inserção;
e) Garantir todo o processo de assiduidade - faltas, férias e horários, em termos de registo, controlo e documentação;
f) Acompanhar e gerir o serviço de inscrição, controlo e cancelamento dos trabalhadores na Assistência na Doença aos Servidores do Estado (ADSE), e respetivas comparticipações, Caixa Geral de Aposentações, Segurança Social e Sindicatos;
g) Proceder ao registo e controlo dos regimes de exclusividade e acumulação de funções dos trabalhadores;
h) Apoiar na gestão e organização do processo de avaliação de desempenho;
i) Garantir a prestação de informação e pareceres solicitados, no âmbito dos recursos humanos, pelos órgãos de gestão e outros serviços do IP Portalegre;
j) Emitir declarações e certidões relativas ao tempo de serviço, vencimentos e descontos, e outras situações referentes ao exercício de funções dos trabalhadores;
k) Elaborar o Balanço Social e as listas de antiguidade, e prestar a informação legalmente exigida no âmbito dos recursos humanos, designadamente o Inquérito da Direção Geral do Ensino Superior sobre o pessoal docente, não docente e de investigação (Indez), o Inquérito ao Registo Biográfico de Docentes do Ensino Superior (REBIDES) e o Sistema de Informação da Organização do Estado (SIOE), além de outros dados ou informações solicitadas;
l) Diagnosticar as necessidades de formação, estabelecer e gerir o plano de formação dos trabalhadores, assegurando a respetiva avaliação e acompanhamento;
m) Executar outras atividades que, no domínio dos Recursos Humanos, lhe sejam solicitadas.

Outros Serviços de Apoio

Gabinete Técnico

Gabinete de Proteção de Dados

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